Secrétaires expérimenté(e)s souhaitant évoluer vers la fonction d'assistant(e) et assistant(e)s débutant(e)s souhaitant gagner en professionnalisme

Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’Assistanat (2 jours)

Faire le point sur l’exercice de sa fonction

Compétences acquises

Compétences à développer

Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction

Collaborer et échanger entre assistant(e)s

Utiliser les réseaux professionnels internes et externes

Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître 

la synergie avec son (ses) manager(s)

Comprendre le rôle de chacun et son positionnement dans l’entreprise

Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)

Définir des modes de collaboration

Solliciter les managers à bon escient

Savoir être force de proposition

Module 2 : Optimiser le traitement de l’information (1 jour)

Poser un diagnostic

Rendre l’information accessible

Veiller à la fiabilité des informations conservées

Connaître l’essentiel de l’archivage

Optimiser le classement sur sa messagerie

Maîtriser les fonctionnalités utiles

Gérer un projet de classement

Situer son rôle dans la mise en place d’une GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de Documents Existants)

Module 3 : Gagner du temps et en faire gagner à son manager (1 jour)

Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures

Différencier urgent et important

Innover et savoir tirer parti de l’expérience

Gagner du temps au quotidien

Analyser son organisation pour l’optimiser

Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)

Repérer leur mode de gestion du temps

Identifier les niches de gains de temps managériales

Préserver leur temps

Module 4 : Développer ses capacités de communication, s'affirmer et gérer des situations difficiles (2 jours)

Réunir les conditions d'un accueil réussi au téléphone et en face à face

Identifier la qualité de service attendue

Diagnostiquer sa propre qualité de service

Donner une première bonne impression

Gérer la relation téléphonique entrante et sortante

Travailler son langage et choisir un ton et un rythme adaptés

Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques

Communiquer efficacement à chaque étape

Adopter une écoute active et questionner

L'accueil en face à face

Etre attentif aux comportements non-verbaux

Avoir un « look » adapté

Maîtriser le temps

Conclure et raccompagner un visiteur

Détecter les signes avant-coureurs pour prévenir les conflits

Recadrer un entretien en restant courtois

Faire face à des situations délicates

Maîtriser l'agressivité, l'impatience, l'impolitesse...

Module 5 : Se réconcilier avec les chiffres (1 jour)

Comprendre les informations chiffrées utilisées par les différentes fonctions

Connaître les différents types d’indicateurs :

. physiques

. financiers

. complexes, etc

Savoir sélectionner les indicateurs pour mieux communiquer avec les départements

Savoir effectuer les calculs courants

Calculer un pourcentage : taux de TVA, taux d'intérêt, taux de marge, etc

Calculer une variation : d'une période à une autre

Calculer un écart :

. entre une réalisation et un objectif

. entre le réel et le budget, etc.

Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires moyens, chiffres d'affaires moyens, etc.

Calculer une tendance : résultat probable en fin d'année, etc.

Savoir traduire les chiffres en graphiques

Choisir la bonne représentation graphique

Savoir construire les courbes, histogrammes sans ou avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc

Module 6 : Rédiger des Courriers et des E-Mails Efficaces et Professionnels (2 jours)

Comprendre les enjeux de l’écrit

Impact du courrier et de l’e-mail auprès des différents interlocuteurs

Spécificité du courrier et de l’e-mail par rapport aux autres écrits (rapport, compte-rendu…)

Les chartes de communication du courrier et de l’e-mail

Structurer ses écrits

Les règles de la conception rédactionnelle en milieu professionnel

Savoir démarrer et conclure

Favoriser la lisibilité et la compréhension

Adopter des phrases courtes

Eliminer lourdeurs et mots bavards

Choisir le mot juste

Rompre la monotonie

Adopter un style vivant et concret

Utiliser les formules de politesse

Avoir une relecture rigoureuse

Faire le point sur les fondamentaux de l’écrit

Orthographe

L’accord du participe passé

Syntaxe

Rédiger un objet explicite

Rédiger des messages percutants

Maîtriser la dimension conviviale

Personnaliser ses écrits en fonction de son interlocuteur et de la situation (vente, situations conflictuelles, informations, organisation etc.)

Etre empathique

Utiliser un vocabulaire convaincant

Assister une Equipe ou un Manager - perfectionnement

Evoluer dans la profession de secrétaire-assistant(e) ; contribuer à l’amélioration des performances de son équipe et de son manager.

Elle atteste de la maîtrise d’une fonction, d’une activité ou d’un métier et accroît votre crédibilité professionnelle.

Cette formation ne nécessite aucun pré-requis

Cette formation Assistante est assurée par un expert de la fonction

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