FORMATION REMISE A NIVEAU

SECRETARIAT BUREAUTIQUE

 

OBJECTIF DE LA FORMATION : Remettre en confiance les participants en valorisant leur image, leurs compétences et leurs aptitudes

Permettre à des demandeurs d'emploi de réactualiser leurs connaissances en secrétariat bureautique

Prérequis : Formation pour un public de niveau V et IV.

Les demandeurs d'emploi de plus de 45 ans inscrit dans les métiers du secrétariat et du travail administratif ayant besoin de cette remise à niveau pour postuler sur des offres.

 

Public concerné : Demandeur d'emploi

 

                                                                  

Programme :  I- SAVOIR-ETRE (90 heures)

 Module : "Accueil - Recensement des axes de progression"

 Durée : 7 heures

 Contenus :

Accueil :

      Présentation de l’action, distribution du calendrier et programme de formation, questions/réponses,

     Se présenter : les stagiaires, les formateurs, le personnel administratif, les locaux,

     Donner la parole à chaque participant afin qu’il puisse énoncer ses attentes par rapport au contenu de formation.

Tests de niveau :

     Orthographe, grammaire, conjugaison, syntaxe,

     Technique du secrétariat : méthodologie d’archivage, présentation d’un courrier sous Word, conception d’un mailing sous Word, conception d’un tableau simple sous Excel, petit travail de présentation de diapositive sur PowerPoint.

Objectifs :

Accueil :

identifier les personnes les locaux pour une bonne adaptation à ce nouveau milieu de vie,

mettre en place une dynamique de communication orale et favoriser la reconnaissance au sein du groupe,

valoriser les personnes accueillies.

Tests de niveau :

recenser les axes d’amélioration possible en fonction du projet de chacun,

élaborer un livret nominatif de progression pédagogique pour l’acquisition par chacun des connaissances et compétences à améliorer et/ou à acquérir.

individualiser l’apprentissage.

 Méthode :

Tests utilisés :

-Français : Test mis en place par l’équipe pédagogique. Il s’agit d’un test composé de 100 questions portant sur le système du verbe, l’accord du nom et de l’adjectif, la syntaxe, l’orthographe, le vocabulaire et l’expression, la ponctuation et la compréhension de texte.

Ce test se présente sous forme de textes à trous, questions à choix multiples,…

Bureautique : Test mis en place par l’équipe pédagogique

 

 Module : "Communiquer par son image"

 Durée : 14 heures

 Contenus :

Diagnostic : points forts et points à améliorer ;

Le comportement et la gestuelle ;

L’importance de l’image professionnelle, en déterminer les enjeux :

   

 Importance de la première impression et de la première rencontre,

Prendre conscience de ce que véhicule son apparence (attitude, mimiques,…).

Objectifs :

Prendre conscience de son image et la faire évoluer pour correspondre aux attentes de l’entreprise ;

Adapter sa gestuelle et ses attitudes afin de répondre aux exigences du profil de poste de secrétaire/employé(e) administratif(ve) ;

Trouver la juste adéquation entre son image et celle de sa fonction à renforcer son sentiment d’intégration.

Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Echange de pratiques

Support de cours formation : Communiquer par son image

 

Module : "Savoir Etre"

Durée : 21 heures

Contenus :

Décoder l’image de l’entreprise :

      Les codes de l’entreprise et de son secteur,

S’intégrer dans une équipe :

     Comprendre le fonctionnement, les règles et usages,

     Les relations avec la hiérarchie,

Maîtriser les règles du savoir-vivre professionnel au quotidien :

     Les règles incontournables du savoir-vivre,

     Les règles de politesse et les expressions appropriées à chaque circonstance,

     Tutoyer ou vouvoyer ? Adopter la bonne distance.

Savoir accueillir et faire les présentations :

     Les règles d’usage pour présenter une personne,

     Les formules d’accueil à privilégier.

Savoir gérer les situations embarrassantes :

     Éviter les impairs, les rattraper s’ils se sont produits,

     Présenter et recevoir des excuses.

Technologies et savoir-vivre :

     Les bons usages de la messagerie,

     Le savoir-vivre au téléphone.

Objectifs :

Maîtriser les règles du savoir-être avec les autres, dans le cadre professionnel ;

S’adapter à des situations et des interlocuteurs différents ;

Eviter les impairs dans les situations délicates.

Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Echange de pratiques ;

Jeux de rôles et simulations

Support de cours formation : Savoir-Etre

 

Module : "Mieux communiquer"

Durée : 14 heures

Contenus :

Comment mieux communiquer ? :

     Les obstacles à la communication,

     Le verbal et le non-verbal,

     Écouter et comprendre l’autre,

     Parler : voix, débit, articulation,

     Poser les bonnes questions.

Communication et expression des idées :

     Savoir développer ses idées,

     Démontrer leur intérêt,

     Savoir les présenter.

Objectifs :

Améliorer la qualité de ses relations professionnelles en interne et en externe ;

Améliorer la qualité de ses prestations en entretien.

Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Jeux de rôles et simulations

Support de cours formation : Mieux communiquer

 

Module : "Relooking"

Durée : 20 heures

Contenus :

Son image : Comprendre, à travers un questionnaire relatant son histoire, son éducation, son enfance, comment s’est-on construit l’image que nous avons adopté aujourd’hui.

Le vestimentaire :

     Test permettant de définir la personnalité de chacun(e) afin d’orienter sur le style vestimentaire (tissus et matières, détails de poche et découpes, formes de vêtements, de chaussures, de sacs à main et de bijoux)

     Apprendre à adapter les vêtements en fonction de sa morphologie (le sablier, le huit, le rectangle) mais aussi par rapport à un cou court, des épaules larges ou étroites, une poitrine généreuse ou menue, un ventre rond, des bras épais,….. Et savoir équilibrer les proportions.

Coiffure :

     visagisme : quelle coiffure adopter ? Comment rééquilibrer les proportions ?

     Style : (par rapport à la personnalité définie en vestimentaire). Langage des cheveux et traductions

     Mini-test colorimétrique : avec une étoffe OR et ARGENT afin de définir pour chaque teint s’il supporte mieux les tons chauds ou froids et de ce fait,  permettant de préciser quels reflets adopter dans les cheveux.

Maquillage :

     Atelier : A chacun son maquillage ! Aborder les "4 maquillages existants" et découvrir celui qui correspond le mieux à chacune en fonction de ce qu’elles savent faire et du temps qu’elles peuvent y consacrer.

Objectifs :

Révéler sa personnalité à travers son apparence et refléter une image professionnelle ;

Développer son niveau de confiance et d’affirmation afin de créer les conditions de la réussite ;

Optimiser ses performances relationnelles et professionnelles en valorisant son image ;

Connaître et utiliser à bon escient les codes vestimentaires en milieu professionnel.

Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Ateliers de mise en pratique.

 

 

Module : "Valorisation de ses savoirs et savoir-faire"

Durée : 14 heures

Contenus :

Lister et valoriser ses compétences, ses qualités professionnelles ;

Elaborer un argumentaire sur la base des 3C (être Clair – être Concis – être Concret) ;

Etayer, par des exemples précis, sa capacité à s’adapter au poste de travail et à la culture de l’entreprise ;

Apprendre à être "attractif" sur le marché du travail en sachant mettre en valeur sa plus-value ;

Elaborer ou mettre à jour son CV.

Objectifs :

 

Améliorer sa confiance en soi et en ses capacités professionnelles ;

Acquérir une attitude volontariste dans ses démarches de recherche d’emploi ;

Savoir susciter la curiosité, l’intérêt de son interlocuteur.

 

Méthode :

Support méthodologique permettant à chaque participant de faire émerger tous ses savoirs et savoir-faire.

 

II -      REMISE A NIVEAU BUREAUTIQUE ET TRAVAUX DE SECRETARIAT 

(162  heures)

Module : "Remise à niveau des logiciels Word, Excel, Powerpoint"

Le contenu de cette remise à niveau sera totalement individualisé en fonction de la progression d’apprentissage déterminée lors de la phase d’accueil.

Logiciel : WORD

Durée : 31 heures

Contenus :

Personnaliser Word pour gagner du temps :

     Définir la police, les marges par défaut,

     Personnaliser la barre d’accès rapide, le ruban, les raccourcis clavier,

     Enrichir les possibilités de corrections automatiques,

     Enregistrer des contenus réutilisables à tout moment),

     Exploiter les outils de traduction,

     Convertir un document en PDF.

Bien présenter un document :

     Courrier : présentation style français ou style américain,

     Choisir les polices et leurs attributs,

     Créer des listes à puces, des listes numérotées,…

     Gagner du temps : créer des styles rapides, enregistrer un jeu de styles,…

Concevoir un courrier :

     Saisir le texte,

     Positionner les références, l’adresse,

     Présenter le corps de la lettre,

     Mettre en page, imprimer.

Concevoir un publipostage :

     Créer une liste de destinataires soit directement dans Word, soit dans Excel,

     Saisir le document,

     Sélectionner des données sources,

     Insérer les champs de fusion,

     Lancer la fusion.

Présenter un document de type rapport :

     Définir les sauts de page,

     Numéroter les pages,

     Ajouter une page de garde,

     Changer l’aspect du document : appliquer un thème.

Insérer des illustrations :

     Insérer et modifier une image, un texte WordArt,

     Insérer un tableau graphique Excel,

     insérer des symboles, des équations.

Insérer un tableau :

     Créer et positionner un tableau,

     Appliquer un style de tableau,

     Modifier les bordures et trames.

Objectifs :

Maîtriser le logiciel Word pour concevoir avec aisance courriers, notes et tous types de documents ;

Mieux s’organiser et gagner du temps dans la gestion de ses documents.

 

Méthode :

Travaux dirigés, individualisés en fonction des besoins du participant ;

Support de cours formation : Word.

 

Logiciel : EXCEL

Durée : 40 heures

Contenus :

Se repérer dans Excel :

     Classeurs, feuilles, cellules,

     Utiliser le ruban, la barre d’accès rapide, la barre d’état.

Adapter Excel à ses besoins :

     Paramétrer les options d’Excel,

     Personnaliser le ruban et barre d’accès rapide,

     Mettre en place des modèles de classeurs ou de feuilles.

Concevoir des tableaux :

     Identifier les concepts de base,

     Gérer des cellules : saisie, recopie,

     Construire une formule de calcul.

Présenter des tableaux et les imprimer :

     Formater les cellules : présenter des chiffres, le texte, les titres,

     Définir une mise en forme conditionnelle,

     Utiliser les styles de cellules,

     Imprimer l’intégralité ou une partie, titrer, paginer,

     Exploiter l’affichage "Mise en page".

Organiser ses classeurs :

     Enregistrer, modifier un classeur,

     Insérer, supprimer, déplacer, copier une feuille,

     Modifier plusieurs feuilles simultanément.

Mettre en place des formules :

     Calculer les pourcentages, établir des ratios,

     Effectuer des statistiques : MOYENNE, MIN, MAX,

     Appliquer des conditions : SI,

     Utiliser les fonctions date : AUJOURD’HUI, MAINTENANT,

     Consolider plusieurs feuilles avec la fonction SOMME,

     Automatiser la recopie de formule : références absolues ou relatives,

Lier des feuilles de calcul :

     Lier des données entre tableaux,

     copier/coller avec liaison,

     Construire des tableaux de synthèse.

Exploiter une liste de données :

     Trier et filtrer une liste de données,

     Insérer des sous-totaux,

     S’initier aux tableaux croisés dynamiques

Illustrer des données avec des graphiques :

     Générer un graphique,

     Modifier le type : histogramme, courbe, secteur,

     Ajuster les données sources.

Communiquer avec d’autres logiciels :

     Insérer, un tableau ou un graphique Excel dans Word ou Powerpoint.

Objectifs :

Concevoir rapidement des tableaux de calculs ;

Construire des représentations graphiques ;

S’initier aux bases de données.

Méthode :

Travaux dirigés, individualisés en fonction des besoins du participant ;

Support de cours formation : Excel.

 

 Logiciel : POWERPOINT

 Durée : 21 heures

 Contenus :

Concevoir une présentation :

     Identifier les points clés d’une présentation réussie,

     Acquérir une méthode de conception,

     Se poser les bonnes questions,

     Mettre au point son plan.

Définir la ligne graphique :

     Apporter une cohérence visuelle,

     Modifier les couleurs, polices et effets de thème,

     Personnaliser la ligne graphique,

     Insérer un logo dans toutes les diapositives,

     Appliquer un style d’arrière-plan.

Organiser ses diapositives :

     Utiliser le mode trieuse de diapositives,

     Supprimer, insérer, déplacer, dupliquer ou masquer les diapositives.

Enrichir le contenu de chaque diapositive :

     Choisir une disposition pour chaque diapositive,

     Insérer des tableaux, des graphiques,

     Exploiter les possibilités graphiques, des formes et styles rapides,

     Insérer un texte décoratif WordArt,

     Positionner, aligner et répartir les différents objets.

Mettre au point un diaporama et le projeter :

     Définir les effets de transition,

     Animer le texte, les objets,

     Exécuter le diaporama avec aisance et naviguer entre les diapositives, inhiber l’écran.

Créer les documents associés à la présentation :

     Saisir les commentaires pour chaque diapositive,

     Imprimer les différents supports papier.

Objectifs :

Acquérir une méthode simple et efficace pour concevoir rapidement des présentations

Méthode :

Travaux dirigés, individualisés en fonction des besoins du participant ;

Support de cours formation : Powerpoint.

 

UTILISATION D’INTERNET

Durée : 4 heures

Contenus :

Se connecter à internet :

     Nouveau mode de connexion haut débit,

     Comparer les fournisseurs d’accès.

Les sites Web :

     Navigation entre les pages,

     Liens hypertextes.

Utiliser la messagerie :

     Envoyer et recevoir des mails et pièces jointes, classer son courrier et paramétrer sa messagerie,

     Créer et gérer son carnet d’adresses,

     Se protéger des "spams", des virus.

Mieux cibler ses recherches :

     Moteurs et annuaires : les nouveaux outils de recherche,

     Naviguer, trouver une information sur le Web.

Utiliser le Web :

     Récupérer des informations d’une page Web,

     S’abonner et participer à des "Chats", forum, news groups,

     Utilité des cookies,

     Traduire un document en ligne.

Acheter et payer sur internet :

     Sites de "bonnes affaires" et les "market place",

     Achats en ligne, paiements en ligne, banques en ligne,

     Sécurisation du paiement en ligne.

Internet et le téléphone :

     Téléphoner par internet,

     Créer un compte gratuit,

     Télécharger un logiciel.

Multimédia sur le Web :

     Utiliser une webcam,

Etre visible et communiquer sur le Web :

     Réseaux sociaux,

     Utilisation de la messagerie instantanée du Webmail.

Les actualités et le Web :

     Accéder à l’actualité de dernière minute,

Objectifs :

Acquérir une méthode simple et efficace pour naviguer sur le Web en toute sécurité.

Méthode :

Travaux dirigés, individualisés en fonction des besoins du participant ;

Support de cours : Internet.

 

UTILISATION D’OUTLOOK

Durée : 17 heures

Contenus :

Communiquer grâce à sa messagerie :

     Utiliser la barre des tâches,

     Envoyer un message et demander un accusé de réception,

     Utiliser une adresse de la liste d’adresses globale ou du carnet d’adresses personnel,

     Aperçu et ouverture des pièces jointes,

     Répondre ou transférer un message reçu,

     Personnaliser la mise en forme d’un message avec les papiers à lettre.

Organiser sa boîte de réception de message :

     Créer une catégorie pour permettre des recherches,

     Trier et organiser ses messages,

     Créer des dossiers de rangement,

     Utiliser des dossiers publics pour partager les messages,

     Créer et utiliser des dossiers personnels (en local),

     Automatiser le classement des messages reçus dans les dossiers,

     Prévenir ses correspondants de son absence,

     Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie,

     Accéder à la boîte aux lettres d’un autre utilisateur.

Organiser la liste des contacts :

     Ajouter un contact,

     Créer une liste de distribution pour envoyer un message à plusieurs personnes.

Utiliser le calendrier pour gérer son planning et ses rendez-vous :

     Nouvel affichage hebdomadaire dans le calendrier,

     Prendre des rendez-vous,

     Les niveaux de détails d’affichage des rendez-vous,

     L’intégration des tâches dans le calendrier,

     Naviguer d’un rendez-vous à l’autre,

     Inviter des participants à des réunions,

     Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion,

     Répondre à une demande de réunion.

Faciliter la gestion de ses tâches à réaliser :

     Créer des tâches à réaliser,

     Organiser des tâches à l’aide de catégorie,

     Assigner une tâche à une personne.

Utiliser des notes :

     Créer une note,

     Modifier les paramètres des notes : couleurs, police.

Envoyer un message à partir d’une autre application :

     Envoyer un message à partir d’Excel ou de Word.

Objectifs :

Apprendre à communiquer efficacement grâce à sa messagerie ;

Savoir utiliser le calendrier pour gérer son planning de rendez-vous ;

Comprendre comment gagner du temps en organisant et en automatisant l’archivage de ses messages.

Méthode :

Travaux dirigés, individualisés en fonction des besoins du participant ;

Support de cours : Outlook.

 

Module : "Remise à niveau en orthographe"

Le contenu de cette remise à niveau sera totalement individualisé en fonction des lacunes repérées grâce au test de la phase d’accueil.

 Durée : 14 heures

 Contenus :

Situer sa pratique de la grammaire et de l’orthographe dans le contexte professionnel :

     Les caractéristiques de la rédaction professionnelle,

     Le diagnostic de ses difficultés : repérer ses fautes récurrentes (méconnaissance de règles, fautes d’étourderie,…).

Maîtriser les règles d’orthographe pour écrire sans faute :

     Les pluriels délicats : noms communs, mots composés et chiffres,

     Les féminins délicats : noms communs, adjectifs et noms de métier,

     Les règles de base de la typographie (majuscules, titres,…),

     Les fautes classiques : quelque/quel que, quand/quant,…

Enrichir son vocabulaire :

     Comprendre le sens des mots : les racines grecques et latines,

     Choisir les mots justes,

     Distinguer les homonymes, synonymes, antonymes.

Réapprendre les principales règles de grammaires :

     Le verbe et la conjugaison (temps courants, impératif),

     La concordance des temps,

     Les accords spécifiques avec "la plupart", "plus d’un", des chiffres,…

     L’accord du participe passé,

     L’accord de l’adjectif, les formes en "-ant".

Contourner les erreurs et incohérences de phrases les plus courantes :

     Être court et efficace,

     Éviter les tournures impropres (syntaxe, pléonasmes, paronymes),

     Adopter une méthode de relecture efficace.

Objectifs :

Repérer ses erreurs de grammaire et d’orthographe au premier coup d’œil ;

Revoir les règles fondamentales d’orthographe et de grammaire ;

Construire des phrases claires, courtes et ponctuées.

Méthode :

Travaux dirigés, individualisés en fonction des besoins du participant ;

Support de cours remis au participant sur chaque thème abordé.

 

Module : "Travaux de secrétariat"

Durée : 30 heures

Contenus :

La correspondance :

     Les courriers : coordonnées de l’expéditeur, lieu et date, coordonnées du destinataire, références courrier, objet, pièces jointes, corps de la lettre (formule d’appel, introduction, texte de la lettre, formule de courtoisie), usages spécifiques (courrier à des gradés, des élus politiques, des avocats,…).

     Les courriels : rédaction spécifique au courriel (introduction, corps du courriel, formules de courtoisie courtes).

     Les fax : rédaction spécifique au fax (introduction, corps du fax, formules de courtoisie),

     Les comptes-rendus : prise de note, mémorisation des points clés, connaissance des modalités de rédaction d’un compte-rendu.

S'organiser, gérer son temps :

     Appliquer les principes d’une bonne organisation,

     Gérer les priorités,

     Classer et exploiter les informations en utilisant les techniques bureautiques,

     Classer avec méthode pour faciliter l’accès aux dossiers,

     Assurer le traitement du courrier (entrant, sortant, dispatching),

     Tenir un ou des agendas et fixer des rendez-vous en déterminant les degrés d’urgence,

     Organiser les déplacements et les réunions,

     Gérer un stock de consommables.

Objectifs :

Adopter les principes d’un écrit utile ;

Ecrire : savoir pourquoi ? quand ? pour dire quoi ?

Maîtriser la rédaction de lettres, notes, e-mail, fax, comptes-rendus,…

Optimiser son organisation pour gagner du temps et gérer les priorités ;

Anticiper et planifier les activités dans le temps ;

Jouer pleinement son rôle d’interface.

Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Etude de cas.

 

 Module : "Mieux communiquer par téléphone"

 Durée : 7 heures

 Contenus :

Les exigences de la communication au téléphone :

     Trouver le ton et les mots justes de sa présentation pour réussir le premier contact,

     Utiliser sa voix comme un outil pour développer son impact,

     Percevoir l’état d’esprit de son interlocuteur,

Structurer l’entretien et gérer le temps de communication :

     Cadrer le temps de l’appel,

     Écouter, questionner, reformuler pour une communication efficace,

     Conclure l’appel et prendre congé sur une bonne impression.

Traiter l’appel avec tact et pertinence :

     Filtrer élégamment : faire patienter, transférer, reprendre un correspondant avec courtoisie,

     Prendre un message pertinent et fidèle,

     Préparer et réussir ses appels.

Etre à l’aise dans les situations délicates :

     Mettre en confiance,

     Désamorcer les tensions,

     Canaliser un interlocuteur bavard,

     Calmer un mécontent, un agressif,

     Gérer un impatient,

     Déjouer les manœuvres d’intimidation.

Objectifs :

Renforcer la qualité de sa communication au téléphone ;

Se sortir habilement des situations difficiles.

Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Echange de pratiques

Jeux de rôle.

 

III-    GERER EFFICACEMENT SES DEMARCHES DE RECHERCHE D’EMPLOI

(12 heures)

 Module : "Création de son Espace Pôle-Emploi"

Ce module sera mis en place dès le deuxième jour de la formation afin de permettre à chaque participant de mener une démarche active de recherche d’emploi et d’optimiser ses chances de retrouver un emploi avant la fin ou à l’issue de la formation.

Durée : 2 heures

Contenus :

Se créer une adresse e-mail si inexistante,

Créer son Espace Emploi,

Créer son profil pour recevoir des offres par courriel,

Déposer son CV en ligne,

Gérer ses candidatures, son classeur virtuel,

Télécandidater.

Objectifs :

Structurer ses démarches d’emploi pour être plus efficace.

Etre informé rapidement des opportunités d’emploi.

 Méthode :

Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques ;

Etude de cas.

 

Module : "Recherche active d’emploi"

Durée : 10 heures

Contenus :

Consulter sa boîte mail ;

Consulter son Espace Emploi ;

Répondre aux offres d’emploi soit par courrier, soit pas mail, soit par télécandidature,

Renseigner son carnet de bord "Suivi de mes démarches d’emploi",

Relancer ses candidatures.

Objectifs :

Etre rapidement en emploi.

Méthode :

Utilisation de l’outil informatique et du téléphone.

 

 

Validation de la formation : Certificat de compétences acquises

 

DUREE + DATES

COÛT

Durée : 474  heures

DU 02/12/2020 AU  05/05/2021

 

EN CENTRE : 264 H

EN ENTREPRISE : 210 H

 

 

3 750,00 € TTC

 

GUADINFORM
10 Immeuble le Reflet Zac de Colin BP(03) 

97170 Petit-Bourg

 

Téléphone : (0590) 924-436

                     (0590) 814-074

 Email guadinform@wanadoo.fr


HEURES DE RECEPTION

DU LUNDI AU VENDREDI 

 

DE 8H00-12H00 

             &

DE 13H30-16H30

 
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CAP CUISINE 2020 100%
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